Hyvän PowerPoint tai Keynote -presentaation kolme tärkeintä tunnusmerkkiä ovat ytimekkyys, selkeys ja yhtenäisyys. Siitäkin huolimatta, että tämä “totuus” on kaikille tuttu, teksteillä yliladattujen esitysten määrä ei maailmasta lopu.
Mitä enemmän tekstiä pakataan yhdelle sivulle, sitä pienemmäksi fontin koko muuttuu. Pienempi fontti yhdistettynä pitkiin riveihin tietää huonoa luettavuutta. Mikä neuvoksi?
5 x 5 malli
Helpoin neuvo tässä tapauksessa on 5 x 5 malli: yhdelle sivulle sijoitetaan korkeintaan viisi viiden sanan riviä. Pari sanaa lisää eivät mitään haittaa, mutta enempää ei kannata laittaa.
Tämä onnistuu varsin helposti kun asiat ilmaistaan otsikon tasolla. Ajatuksena on, että kaikki muut yksityiskohdat avataan suullisesti. Alla oleva kuva esittää juuri tällaista täyteen ladattua sivua. Ja sitä seuraava puolestaan on jo kevennetty.
Presentaatio nimensä mukaisesti on esityksen muoto. Mitä visuaalisempi ja ytimekkäämpi esitys on, sitä parempi. Sen tehtävä on tukea puhujaa ja/tai esittää ajatuksia konseptin tasolla. Oikea formaatti pitkille teksteille olisi word-tiedosto tai muu vastaava esitysmuoto.
Alla olevassa kuvassa nähdään, kuinka helposti voi loppujen lopuksi keventää raskasta slidea ja parantaa sitä kautta niin presentaation luettavuutta kuin koko esityksen mielekkyyttä. Tiivistimme siis edellisen sliden viisi ensimmäistä kohtaa hyödyntäen 5 x 5 -sääntöä.
Jos sisältöjä on enemmän kuin viisi riviä, siirretään ne seuraavalle sivulle. Nyrkkisääntönä tässä tapauksessa voisi olla se, että mieluummin kasvatetaan sivujen määrää kuin kuormitetaan yksittäistä slidea.
Jos dioja on paljon, muista joka viidennen sliden jälkeen lisätä yhden sivun välihengähdystä varten. Se voi esim. kuva, graafi tai fakta. Tässä tapauksessa puhutaan 5 x 5 x 5 mallista 😄
Näkö on ihmisen tärkein aisti, jonka kautta aivomme saa yli 90% kaikesta informaatiosta: muistamme 10% kuulemastamme, 20% lukemastamme ja 80% näkemästämme tiedosta. Visuaalisesti esitetty tieto jää toisin sanoen parhaiten mieleen.
Palstat pitkien rivien sijasta
Ihminen skannaa sisältöjä 2 - 5 sanan ryhmissä. Jos tällaisia jonoja on enemmän kuin 3 - 4 putkeen, ”skannaaminen”, eli visuaalinen lukeminen, vaikeutuu.
Lukemisen näkökulmasta lyhyet rivit on siis helpompi hahmottaa kuin pitkät. Hyvä esimerkki tästä säännöstä ovat lehdet, joiden taitot perustuvat nimenomaan kapeiden palstojen käyttöön.
Esityksen sisältöjen visualisoinnin näkökulmasta tämä tapa tarjoaa astetta enemmän työkaluja. Kun kyse on esimerkiksi prosessista, voidaan palstojen yhteydessä käyttää numeroita.
Otsikoiden alle voidaan lisätä 2 - 3 lyhyttä lausetta selittävää tekstiä. Luettavuus pysyy edelleen hyvänä, koska tämä määrä tekstiä ei rasita aivokapasiteettia.
Numeroiden sijasta voidaan taas käyttää ikoneita tai syvättyjä kuvia. Kun käytät ikoneita, varmista, että ne ovat samanvärisiä ja myös samantyylisiä. Ilmaisia ikoneita voi mm. ladata Iconmonstr -palvelusta.
Avainluvut kannattaa ehdottomasti irrottaa leipätekstistä ja antaa niille tilaa otsikoiden yhteydessä.
Tärkeälle luvulle voi antaa enemmän tilaa. Muut luvut taas sijoittaa sen ympärille tai viereen. Tässäkin slidessa on esitetty vain viisi asiaa. Jos vertaa tämän esittelytavan ranskalaisten viivojen käyttöön, on lopputulos ilmeisen erilainen.
Tapoja on monia ja yllä esitettyjen avulla pääsee jo hyvin alkuun. Tärkeintä on muistaa, että aina voi ja pitää lyhentää. Jos joku on eri mieltä, niin hyvänä esimerkkinä tästä väittämästä on Twitter, jossa vaikeitakin ajatuksia ilmaistaan hyvin ytimekkäästi.
Käytä johdonmukaisesti fontteja ja värejä
Kun presentaatio kootaan useasta eri esityksestä, tarttuvat lähteenä toimivien esitysten muotoilussa käytetyt tyylit mukaan. Lopputuloksena syntyvä sillisalaatti on karmeata katsottavaa 😱
Tämän voi helposti välttää käyttämällä copy-paste -toiminnon sijasta Shift + Option + Command + V -näppäinkomentoa, joka poistaa tekstistä sen sisältämät tyylit. PC ympäristössä sama toiminto saadaan aktivoitua Ctrl + Shift + V -näppäinyhdistelmällä.
Jos olet kopioinut kokonaisen sliden, muista vaihtaa fontit brändinmukaisiin fontteihin, jotka ovat tavallisesti esiasetettu yrityksesi presentaation template -asetuksiin. Sama koskee värejä. Toimimalla näin varmistat, että esityksesi edustaa samaa visuaalista kokonaisuutta kautta linjan.
Jos fontteja ja värejä ei ole määritelty esityksen templateen, selvitä ne yrityksesi markkinoinnilta ja määrittele ennen esityksen koonnin alkamista. Yleensä tieto löytyy yrityksen Brand bookista tai Graafisesta ohjeesta.
Soveltaessasi eri sisältötyyppien tyylejä muista olla johdonmukainen. Esimerkiksi, jos otsikoiden koko on 82 pistettä varmista, että se on sama kaikilla sivuilla. Tämä nyrkkisääntö koskee samalla tavalla väliotsikoita, leipätekstiä, ikoneita ja värejä.
Esitys kerralla kuntoon
Varmista, että yrityksesi näkyy ulospäin luotettavana ja täsmällisenä toimijana. Autamme mielellämme graafisen ohjeen tai presentaatiopohjan suunnittelussa, ja miksei koko ilmeen uudistuksessa. Kerro miten voimme olla avuksi, niin kerromme miten päästään eteenpäin.
